Paragraaf E. Bedrijfsvoering

Toelichting rechtmatigheidsverantwoording

Begrotingscriterium

Bij onze controles voor het begrotingscriterium hebben wij geen onacceptabele onrechtmatigheden geconstateerd die uitkomen boven de verantwoordings- en/of rapportagegrens. Zie de tabel bij het onderdeel jaarrekening, rechtmatigheidsverantwoording.

Voorwaardencriterium

Over het boekjaar 2025 is voor € 771.000 aan niet acceptabele fouten in rechtmatigheid geconstateerd waarmee de rapportagegrens van € 178.839 wordt overschreden. Deze afwijkingen worden nader toegelicht.

De toelichting op de onrechtmatigheden bestaat uit de volgende onderdelen:

• Een beschrijving van de geconstateerde afwijking;
• Een toelichting op het ontstaan van de afwijking;
• De maatregelen die worden ondernomen om afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

In 2025 zijn de volgende rechtmatigheidsfouten boven de rapportagegrens vastgesteld (bedragen in € 1.000):

Bevindingen vanuit het voorwaardencriterium hebben betrekking op het niet juist naleven van de regels en wetgeving bij het uitvoeren van een proces.

1.     Proces Aanbesteden: onrechtmatigheidsfout gladheidsbestrijding
   a.  Beschrijving van de geconstateerde afwijking
De overeenkomst ontbreekt in het inkoopdossier. De bestedingen in 2025 bedragen € 236.932 en worden als onrechtmatig aangemerkt. De opdracht is niet in overeenstemming met de aanbestedingswet.
    b.  Toelichting op het ontstaan van de afwijking
Tijdens de aanbesteding van de gladheidsbestrijding is er een beroep gedaan op het uitsluitend recht volgens artikel 1.1. Aw 2012. Dit is onterecht toegepast. Alleen recht mag alleen onder bepaalde voorwaarden worden toegepast. De opdrachtnemer moet voldoen aan het vereiste van een aanbestedende dienst (een publiekrechtelijke instelling). De opdrachtnemer is echter een private partij en derhalve had het alleen recht niet mogen worden toegepast.

    c.  Maatregelen ter voorkoming in de toekomst
Toepassing van het alleen recht kan uitsluitend bij publieke rechtelijke organisaties plaats vinden en dus niet bij private partijen. Juridische toetsing zal hierop moeten plaats vinden. Er zal opnieuw aanbesteed moeten worden. Volgens de aanbestedingswet is de maximale looptijd 4 jaar. Daarna dient opnieuw beoordeeld te worden en mag niet automatisch verlengd worden.

2.     Proces Aanbesteden: Scholing en training op de Nederlandse taal (Wet Inburgering)
  a.    Beschrijving van de geconstateerde afwijking
Gezien de gerealiseerde opdrachtwaarde over 4 jaar had deze opdracht Europees aanbesteed moeten worden. De totale lasten in 2025 worden als onrechtmatig aangemerkt.
 b.  Toelichting op het ontstaan van de afwijking
In het kader van structurele behoefte van inburgering is de gemeente Venray op zoek gegaan naar een partij die scholing kan bieden. Tijdens de inkoopprocedure in 2021 zijn verkeerde cijfers gehanteerd in de beeldvorming van de raming, waardoor deze verkeerd is beoordeeld in relatie tot de te kiezen aanbestedingsvorm. Tijdens de looptijd is dit ook niet gesignaleerd.
    c.  Maatregelen ter voorkoming in de toekomst

Het inkoopdossier moet op basis van een raming van de opdrachtwaarde onderbouwing geven waarom er wel of geen aanbesteding heeft plaats gevonden. Het inmiddels ingevoerde inkoopstartformulier helpt hierbij. Meer aandacht voor dossiervorming is benodigd en daarmee de overweging of een Europese aanbestedingsprocedure noodzakelijk is om blijvend te voldoen aan naleving Aanbestedingswet. Deze opdracht is per 31-12-2025 beëindigd en een aanbestedingstraject is inmiddels opgestart.   
Er is geen sprake van niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende regelingen. Uit de interne controle op subsidieverleningen en -vaststellingen zijn enkele afwijkingen van de termijnen uit de Algemene subsidieverordening geconstateerd.
Bij twee subsidieverleningen is vastgesteld dat de aanvraag niet binnen de in de verordening opgenomen termijn is ingediend. Voor subsidie één is vooraf veel overleg geweest over de opdracht professionalisering, waardoor de aanvraag uiteindelijk niet tijdig is ingediend. Voor subsidie twee ontbreekt de onderbouwing voor het niet tijdig indienen van de aanvraag. Deze overschrijdingen hebben niet geleid tot financiële gevolgen en hebben geen invloed gehad op het recht, de hoogte of de duur van de subsidies.
Daarnaast is bij de verlening van één evenementensubsidie de beslistermijn van acht weken overschreden. Deze overschrijding heeft niet geleid tot financiële gevolgen en heeft geen invloed gehad op het recht, de hoogte of de duur van de subsidie.
Bij de controle op subsidievaststellingen is voor drie subsidies geconstateerd dat de termijn voor vaststelling is overschreden. Bij twee dossiers is de termijn van vijf maanden overschreden met respectievelijk één en vier maanden. Deze overschrijdingen hebben niet geleid tot financiële gevolgen en hebben geen invloed gehad op het recht, de hoogte of de duur van de subsidies.
Het derde dossier is nog in behandeling omdat de aangeleverde verantwoordingsstukken bij het indienen van het verzoek tot vaststelling onvolledig waren.
Om herhaling te voorkomen zijn/worden de bevindingen met de betrokken teams gedeeld en worden de subsidieprocessen geëvalueerd en waar nodig aangescherpt. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het nieuwe zaaksysteem Djuma waarmee aanvraag- en beslistermijnen beter kunnen worden bewaakt. Daarnaast vindt afstemming plaats hoe eventuele toepassing van afwijkingsbevoegdheden gemotiveerd vastgelegd dient te worden in het dossier en wordt periodiek gerapporteerd over openstaande vaststellingen.

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium

De commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) doet in de Kadernota rechtmatigheid 2025 de aanbeveling tot het maken van een overkoepelend beleidsstuk M&O. In september 2024 is deze Nota misbruik en oneigenlijk gebruik door de raad vastgesteld en geeft een actueel kader van het M&O beleid van de gemeente Venray. Deze nota bevat algemene uitgangspunten en de filosofie van de organisatie met betrekking tot het voorkómen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Deze monden uit in de keuzes die de organisatie ter zake maakt.
In de voor 2025 opgestelde frauderisicoanalyse is zowel aandacht geweest voor frauderisico’s als M&O-risico’s binnen de gemeente Venray met de bijbehorende beheersmaatregelen. Op dit moment maken specifieke (beheers)maatregelen in het kader van M&O-beleid al onderdeel uit van de diverse processen van de gemeente, zoals het proces van subsidieverstrekking, vergunningverlening en het verstrekken van uitkeringen. De M&O-maatregelen die voortvloeien vanuit landelijke wetgeving en lokale verordeningen zijn daarmee impliciet verankerd in de administratieve organisatie van de gemeente.
Vanuit de (verbijzonderde) interne controle op de financiële processen is in 2025 geen sprake van daadwerkelijk geconstateerd misbruik en/of oneigenlijk gebruik boven de door de raad vastgestelde verantwoordings- en/of rapportagegrens. Wel is bij de SiSa-controle over 2025 geconstateerd dat er op dit moment geen beleid is dat specifiek is toegespitst op het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik binnen de Wet inburgering. Vanuit de SiSa-verantwoording is dergelijk toegespitst beleid wel een vereiste. Hierom is het benodigd dat M&O-beleid ten aanzien van dit beleidsterrein in 2026 wordt aangescherpt, om zo te voldoen aan de eisen die hier vanuit de SiSa-regeling aan gesteld worden.

Frauderisicobeheersing

De gemeente Venray hecht groot belang aan een integere, transparante en rechtmatige bedrijfsvoering. Frauderisicobeheersing vormt hierbij een belangrijk aandachtspunt.
In 2025 is het fraudepreventieprogramma beoordeeld en is een integrale frauderisicoanalyse uitgevoerd, waarin de belangrijkste frauderisico’s binnen de primaire en ondersteunende processen zijn geïnventariseerd, geanalyseerd en geprioriteerd. Op basis hiervan zijn de gerelateerde beheersmaatregelen geïnventariseerd die bijdragen aan het beheersbaar houden van de onderkende risico’s. Onze (financiële) processen kenmerken zich door de aanwezigheid van functiescheiding. Hiermee voorkomen we dat slechts één persoon ongecontroleerd transacties of verplichtingen kan aangaan, autoriseren, verwerken en afwikkelen en toegang heeft tot activa. De frauderisicoanalyse gaat een vast onderdeel vormen van het interne beheersingskader en zal jaarlijks worden geactualiseerd.
Daarnaast wordt het belang van de gedragscode en de naleving periodiek benadrukt en is onderwerp van gesprek tussen leidinggevende en medewerker. Er zijn vertrouwenspersonen en er is een meldpunt ingesteld waarbij eventuele misstanden vertrouwelijk kunnen worden gemeld.
Ondanks alle beheersmaatregelen resteert binnen gemeente Venray het risico dat management of directie maatregelen doorbreken en blijft het risico van samenspanning tussen medewerkers bestaan. Dit is niet anders dan bij veel andere organisaties. Echter transparante besluitvorming, de governance structuur, een open cultuur waarbij we elkaar durven aan te spreken, de aanwezigheid van vertrouwenspersonen om niet-integer handelen (anoniem) te melden, periodieke interne en externe audits dragen bij aan het tijdig signaleren van het ongewenst mogelijk doorbreken van de interne beheersing door het management. In de verslagperiode zijn geen (materiële) fraudegevallen geconstateerd die van invloed zijn op de rechtmatigheid of getrouwheid van de jaarrekening.

Doorontwikkeling
In 2026 wordt verder gewerkt aan de doorontwikkeling van het fraudepreventieprogramma, waaronder:

• Actualisatie van de frauderisicoanalyse;
• Verdere versterking van preventieve beheersmaatregelen;
• Blijvende aandacht voor bewustwording en meldingsbereidheid binnen de organisatie;
• Structurele monitoring en rapportage over frauderisico’s.

Conclusie

Het college is van mening dat, met alle analyses en getroffen maatregelen, de frauderisico’s en M&O-risico’s in voldoende mate inzichtelijk zijn en op een adequate wijze worden beheerst.